Documentos de habilitação: o que a Lei 14.133 exige da sua empresa

Na licitação, a habilitação é a etapa em que a empresa comprova que tem condições legais, fiscais, financeiras e técnicas de cumprir o contrato. Não importa se o preço é o melhor: sem habilitação, não há contrato. A Lei nº 14.133/2021 organiza esses documentos em quatro grupos, nos artigos 62 a 70.

Uma mudança importante da nova lei é que, como regra, a habilitação acontece depois do julgamento das propostas, e os documentos são exigidos apenas do licitante mais bem classificado. Na prática, isso significa que a empresa precisa ter tudo pronto para enviar rapidamente quando for convocada.

1. Habilitação jurídica

Comprova que a empresa existe legalmente e que quem a representa tem poderes para isso. Normalmente envolve:

• ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor, com as alterações ou a consolidação;
• registro comercial, no caso de empresário individual;
• documento de identificação dos representantes e, quando houver, procuração.

2. Habilitação fiscal, social e trabalhista

Mostra que a empresa está em dia com tributos e obrigações trabalhistas. É o grupo que mais elimina empresas, porque as certidões vencem com frequência. Os itens mais comuns são:

• inscrição no CNPJ e no cadastro de contribuintes estadual ou municipal, conforme a atividade;
• certidão de regularidade com a Fazenda Federal, emitida em conjunto pela Receita Federal e pela PGFN;
• certidões de regularidade com as Fazendas estadual e municipal, quando exigidas;
• Certificado de Regularidade do FGTS (CRF);
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT);
• declaração de que não emprega menores em situação proibida pela Constituição.

3. Habilitação econômico-financeira

Demonstra que a empresa tem saúde financeira para executar o contrato. A lei permite exigir:

• balanço patrimonial, demonstração de resultado e demais demonstrações contábeis dos dois últimos exercícios sociais;
• certidão negativa de falência expedida pelo distribuidor da sede da empresa.

O edital também pode pedir índices contábeis, como liquidez, ou capital mínimo e patrimônio líquido mínimo, dentro dos limites da lei. Empresas recém-abertas devem verificar no edital como comprovar essa capacidade. Aqui, o trabalho conjunto com a contabilidade faz toda a diferença.

4. Habilitação técnica

Comprova que a empresa sabe e consegue entregar aquilo que está sendo contratado. Pode envolver:

• atestados de capacidade técnica emitidos por clientes públicos ou privados, mostrando fornecimentos ou serviços semelhantes;
• registro na entidade profissional competente, como CREA ou CAU, em obras e serviços de engenharia;
• indicação de equipe técnica, instalações e equipamentos, quando o objeto exigir.

Atestados são um ativo da empresa. Peça sempre um atestado ao concluir um bom fornecimento, com descrição clara do objeto, quantidades e período.

Declarações que acompanham a habilitação

Além dos documentos, a lei prevê declarações, como a de que a empresa cumpre os requisitos de habilitação e a de que cumpre a reserva de cargos para pessoas com deficiência e reabilitados da Previdência, quando aplicável. Os modelos costumam vir anexos ao edital.

E se uma certidão vencer no meio do processo?

A Lei 14.133 permite, em diligência, a atualização de documentos cuja validade tenha expirado depois da data de recebimento das propostas. Já para microempresas e empresas de pequeno porte, a Lei Complementar nº 123/2006 prevê prazo para regularizar pendências fiscais e trabalhistas depois de declaradas vencedoras. Mesmo assim, o caminho mais seguro é nunca depender dessas exceções.

Uma pasta de habilitação organizada é o que separa a empresa que corre atrás de certidões da empresa que só se preocupa com a proposta.

Como a CEDRO ajuda

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Este conteúdo tem caráter informativo. As exigências de cada certame são definidas no respectivo edital.